大切な面接の約束、マナーの基本として遅刻は厳禁です。しかしながら、何が起きるかわかりません。人は慌てると咄嗟にいつものように頭が回らなくなり、最悪な対応をしてしまう可能性もあります。

今回は、誠意を持って対応してマイナスを最小限に抑えるために、万が一の時に備えた対応策についてご紹介します。

遅刻の連絡は電話で伝えたほうがいい？メールで伝えてもいい？

直前の連絡は電話で行ないましょう。メールだと気付かれない場合がありますし、文字で伝えると細やかなやりとりができず誤解が生じてしまいます。感情も伝わりにくいのです。メールだと「電話で言いづらいからかな」「こちらに確実に伝わるかわからない方法で、今後の報告・連絡・相談も難しそうだな」などと誠意が伝わり切らないこともあります。直接電話で謝罪し、「面接を受けさせてもらいたい」意思を声で伝えることが大切です。

前日や数時間前の場合はメールでも構いませんが、できれば電話の方が好印象です。

また、直前であっても電話ができない場所であれば、遅刻の可能性がある段階でメールを入れます。例えば「移動中のバス内のため、後ほど電話でご連絡致します」などと一文入れましょう。基本的には移動中であっても、できる限り一旦降車して電話を入れるのがベストです。

遅刻は印象が悪くなってしまうと感じてギリギリまで粘って面接時間以降に連絡するのはNGです。5分前に会場に到着できるかどうかが遅刻の可能性のボーダー目安となります。わかった時点ですぐに連絡しましょう。

また、諦めて企業に連絡をせずに欠席するのはもっての外です。きちんとできる限りの誠意を見せて冷静に対処すれば、理由によっては理解してもらえる可能性もあります。

面接に遅刻しそうなときに必ず伝えるべきこと、確認すべきこと

• 自分の立場と名前

慌てるとつい「本日面接予定だったのですが○○で遅刻しそうで…」と自分中心に用件を伝えてしまいがちですが、まずは冷静に。

「お忙しいところ失礼致します。私、本日〇時から面接させて頂きます□□と申します。」と名乗りましょう。採用担当者につないでもらい、代わったらもう一度同じことを伝えます。まずは自身を名乗ること、そして相手に手間を取らせない話し方もマナーです。

• お詫びと遅刻する旨、理由

ここで本題に入ります。どんなやむを得ない理由であっても相手にとっては都合をつけた貴重な時間です。しっかり謝り、遅刻してしまうことを知らせます。

その後どのような理由で何分くらい遅れそうかを伝えます。

理由は正直に伝えましょう。交通機関の遅延は理由として一番もっともらしいですが、すぐに情報を調べることができるので、安易に理由にしない方が良いですね。また、面接を受け付けてもらえるかどうかも確認しましょう。相手の都合を伺うと同時に面接を受けたい意思を伝えることができます。もしその日が難しくても、別日を設けてもらえるかもしれません。

到着時間の目安は、少し余裕を持って確実に到着できる時間を伝えるのがベストです。提示した時間に遅れてしまうと更に印象が悪くなってしまい兼ねません。もし交通機関の遅延などで別の機関で向かう場合など到着時間がわからない場合は、その旨と分かり次第すぐ連絡を入れることを伝えておきましょう。とにかくまず一報を入れることが大事です。

面接会場に到着したらどのように振る舞えば良いのか？

入室して顔を合わせたら、まず初めに採用担当者や面接官にお詫びの言葉を直接伝えます。

遅刻をしてしまったことに対して申し訳なさが尾を引いてしまいそうですが、せっかく頂いたチャンスです。面接が始まったら気持ちを切り替え、堂々と自信を持った態度で臨みましょう。

面接後には企業にメールを入れた方がいいの？

「遅刻をした印象を蒸し返してしまうのでは・・・」「しつこいと思われないかな？」と不安になる人も多いでしょう。しかし、面接に遅れても対応してくれた企業に対し、御礼とお詫びのメールは送ることが望ましいです。

件名に「お詫び」としてしまうと少々重い印象になってしまう可能性があるので、「面接の御礼」とした方が無難です。本文ではまずお詫びの言葉を記しましょう。謝罪文の後、時間に遅れたにも関わらず面接を行なってくれたことに対しての感謝の意も素直に伝え、入社意欲も添えましょう。

メールは面接したその日のうちに送ると良いでしょう。数日後になってしまうと遅刻が前提にあるので、「対応が遅れがちなルーズな人なのかな」と思われてしまうので要注意です。

面接に遅刻しても諦めずに対応すれば採用の可能性は残っている！

前述したとおり、遅刻はしないことが一番です。しかし、もし遅刻するような事態になった場合には、起きてしまったことを考えるよりも「いまこの状況で何をしたら最善か」に切り替えましょう。その時に自分中心にならずに相手の立場で対応策を考えたり、言葉を選んだりすることがポイントです。起きてしまったことにしっかり対処するのもビジネスマナーです。誠意を持って対応すればカバーすることができるかもしれませんよ。最後まで諦めないで面接に臨みましょう。