転職活動中に内定の通知が届く何よりもうれしいですよね。ですが、転職活動をしている中で企業から内定をもらったはいいけど、条件が合わない、他の企業に決めたなど何かしらの理由から辞退をすることもあります。

せっかくの内定を断るとなると、後ろめたい気持ちになり言いにくくなります。うまく辞退するマナーを覚えておくことで失礼もなく、スムーズに辞退することができますので、ここでは内定を辞退する際のマナーや伝え方のポイントをご紹介します。

決まった転職先の内定辞退をする際の回答期限は

内定を辞退する場合は、内定通知書や採用通知書に回答期限が設けられていない場合は、基本的には採用通知を受けた日から2～3日以内遅くとも1週間以内にするようにしましょう。

「面接で話を聞いたが、自分の希望と違っていた」「別の企業での入社が決まった」など内定通知をもらう前でも「入社しない」と決めた時点で辞退の連絡をすることは転職活動のマナーとなります。

内定辞退を伝えることは気が引けるものですが、連絡をしないということ絶対にしてはいけません。企業は内定を出した時点であなたの入社に向けて他の応募者に対して不採用通知を出し、採用をストップしている場合も多いので、内定辞退の連絡は「早ければ早い方がいい」ことを覚えておきましょう。

転職エージェントを利用して活動されている方も同様になるべく早く辞退することを転職エージェントに伝えるようにしましょう。

辞退理由は簡潔に伝える

内定辞退の理由は自ら伝える必要はありませんが、企業によって辞退をする理由について聞かれる場合もあります。企業側としては「なぜ辞退したのか」を今後の採用活動に生かすために理由を聞いてきます。

理由としては「一身上の都合」や「検討した結果」といった簡潔なもので問題はありませんが、聞かれることを前提に準備をしておき、辞退する企業に失礼な言い回しにならないよう気を配りながら伝えましょう。

ただし、「第一志望の企業から内定をもらったから」「別の企業の方が良い条件だった」など相手に不快な思いや角の立つような表現は避け、誠実な態度で伝えることがポイントです。

辞退理由は自分の言葉で誠意をもって伝える

内定辞退の連絡方法としてはできれば電話で伝えるようにしましょう。伝える際のポイントとしては面接から内定をもらうまでの選考してもらったことへのお礼と辞退することのお詫びを自分の言葉で誠意をもってしっかりと伝わるように話しましょう。また、話す内容を忘れてしまった場合や、つい早口になってしまうこともありますので、事前に伝えたい内容をまとめておき、慌てずにゆっくりと話すことを心掛けましょう。

電話での辞退連絡をするときの注意点

電話での辞退連絡をするときの注意点として挙げられるのが「連絡をする時間帯」です。企業側は普段と変わらず、通常業務を行っています。忙しい時間帯はなるべく避けるようにしましょう。

企業や職種により忙しい時間帯も異なりますが、始業直後や就業間際のバタつきやすい時間帯や、昼の休憩時間は避け、相手に配慮した時間帯に連絡をするようにしましょう。

電話での連絡では、企業側からの質問もその場で受けることができるので、より納得してもらい、誠意も伝わりやすいでしょう。

メールでの辞退連絡をするときの注意点

担当者が不在などで連絡がつかない場合において、メールでの連絡をすることも問題はありませんが、うまく送受信されないケースや未読のまま気づかれないケースもあるので注意が必要です。

また、メールでの連絡をする際には件名に「内定辞退のお詫び」など担当者が一目で内容がわかるようにしておきましょう。

電話と違い文章で伝えることとなりますので、意図している思いと違う内容で捉えられてしまうことがないように、言葉の選び方は電話以上に細かく配慮するとよいでしょう。

また、メールを送った後に電話をするといった方法もあります。電話をすることで、万が一メールが届いていない、未読のままだったといったことも防ぐことができます。

転職だからこそ迷う。迷ったときは保留も検討

複数の企業で面接を行っていて、希望する企業の内定通知を待っている場合や内定している企業で迷っている場合など期限内で決めることが難しい場合もあります。

このように内定承諾を決めることができない場合は企業や担当者にもよりますが、相談することで保留をしてもらうことも可能です。

まず、保留をする場合において「入社の意思があること」「保留にしたい理由」「返事をする期限」の3つの内容を必ず伝えるようにしましょう。

ですが、内定保留を伝える場合のリスクもありますので伝え方にも注意が必要です。

1.「入社の意思があること」を伝える

内定を保留にするということは企業側には入社の意思が低いと受け取られることがありますので、しっかりと「入社の意思がある」ことを伝えることがとても大切です。入社する意思があることが伝われば、保留を受け入れてもらいやすくなります。

2.「保留にしたい理由」を伝える

内定を保留にする理由として「家族と相談してから決めたい」「企業側への疑問や不安点がある」「他社と迷っている」などありますが、いずれにしても企業が納得できる内容の理由を伝えましょう。

家族での話し合いがまだできていないことや、話をしたが理解してもらえなかったなど、企業側にとっても「家族の理解」は重要ですので、「家族と相談してから決めたい」といった理由は納得されやすいでしょう。

企業側への疑問や不安点がある場合においては、なるべく早く連絡を入れ、どの部分が気になっているのかを伝えましょう。新たな情報や、場合によっては面談や職場見学などの機会を設定してもらえる可能性もあります。

他社と迷っている場合であるとそのまま「第一志望の企業の返事を待っている」と正直に伝えたりすることは避けましょう。明確な優先順位は必要ありませんが、転職は人生を左右する場ですので、慎重になっていることを伝え、「その合否を待ってから結論を出したい」と答えましょう。

3.「返事をする期限」を伝える

内定保留の返事が遅くなると、企業側では他の応募者に内定を出す可能性もあります。内定保留の連絡をする際には「○月○日までにお返事します」と必ず期限を伝えるようにしましょう。返事をする期間として基本的には3日以内、遅くとも１週間以内には回答するようにしましょう。

4.保留をするときのリスク

企業から受けた内定を保留にすることは決してノーリスクとは言えません。保留にするということは「内定を辞退する可能性がある」ということでもあり、企業側にマイナスのイメージを与えてしまう可能性もあります。

また、企業にとっては早急に人材確保をするために採用を急いでいる場合もありますので、保留をしてもらっている間に、他の応募者が採用されてしまう可能性もあります。

内定の保留をする際は、これらのリスクも把握したうえで慎重に行いましょう。

より良い転職先を選ぶためにも上手に内定辞退をしよう

転職先を選ぶことは今後の人生を左右する大切な場面です。内定をもらったからと必ずその会社に入社しなければならないわけではありません。迷っていることや、思うような企業でないと思ったのであれば辞退することも大切です。

ですが、電話であれメールであれ、内定辞退の連絡を入れることは後ろめたい気持ちになり言いにくくなります。つい連絡をためらったり後回しにしたりしてしまいがちですが、貴重な時間を使って自分を選んでくれた企業に迷惑をかけないよう、感謝とお詫びの気持ちをもってできるだけ早く連絡をするようにしましょう。

また、ビジネスではどこで誰と出会うかはわかりません。別の企業で働くこととなったとしても、偶然取引先になることもあります。「あの時にきちんと対応するべきだった」と後悔しないように誠意をもって、内定辞退を伝えることが大切です。