仕事では人と会うと必ずと言っていいほど行うものが名刺交換です。名刺をただの挨拶代わりに交換をしていませんか。名刺交換はただ会社名や名前などが書いてあるだけのものではありません。その紙一枚でも相手の情報をたくさん知ることができます。

その得た情報を元に会話をすることで相手に良い印象を与え、新たな仕事にもつながっていくことでしょう。

では実際に好感を持ってもらうためにどのような方法を実践していけばよいのかを見ていきましょう。

名刺交換の基本的なマナーを再確認してみる

仕事で名刺交換をするときにどのようなことに気を付けていますか。知らず知らずにやってしまっているNGマナーはないか、普段の名刺交換での基本マナーを押さえることができているのかを再確認してみましょう。

事前準備をする

名刺交換をスムーズに行うためには相手の前に立ったらすぐに取り出せるように、事前に準備をしておきましょう。もたついてしまうと悪い印象を与えてしまうことにもなります。

名刺の渡し方

名刺を渡す際には相手が読みやすい向きにした名刺を名刺入れの上に乗せ、両手で持ちながら差し出します。差し出すタイミングで社名や、部署、氏名を名乗ります。差し出す際は、相手の名刺よりも低い位置から差し出すことで、丁寧な印象を与えることができます。

相手の前に立って行う

また名刺交換は座って行うものではありませんので、名刺交換をする際は必ず立つようにしましょう。

会議室などで名刺交換をする場面も少なくありません。その時は机の横に移動して、相手の正面に立ち交換するようにしましょう。

移動ができない場合などは「机の上から失礼します。」と一言添えることで印象も良くなります。

名刺の受け取り方

名刺を受け取る際は「頂戴いたします」と一言添えて、両手で受け取りましょう。タイミングにより受け渡しが同時になることがあります。そのようなときは、右手で自分の名刺を差し出し、左手で相手の名刺を受け取るようにしましょう。

交換後の名刺はすぐにしまわず、商談や打ち合わせ中は名刺入れを座布団のようにして名刺を上に乗せ、自分の左側に置くようにします。複数人の相手と交換をした場合は、席順に合わせて並べることで相手の名前を覚えやすくなります。また、相手の中で立場などがわかる場合は上の立場となる人の名刺を名刺入れの上に乗せるようにしましょう。

名刺交換で注意！NG行動をしていませんか

名刺交換では、間違った行動をしてしまうことで相手に失礼な印象を与えてしまうこともあります。最低限知っておくべきNG行動を確認してみましょう。

受け取りの際には指の位置に注意

名刺を受け取る際に、相手の企業ロゴや氏名などに指を載せないように気を付けましょう。企業ロゴや氏名に指を載せることで、相手に名刺の内容は興味がないと思われてしまうこともあります。

名刺切れに注意

名刺切れにも注意していきましょう。想定以上に複数人の相手と名刺交換をしたり、訪問件数が多くなったりして、名刺を切らしてしまうこともあるかもしれませんが、極力名刺切れにならないように注意しておきましょう。

ポケットや財布からの直接交換をしない

名刺交換の場で名刺切れを想定して、ポケットや財布に予備を入れていることもあるかもしれません。ですが、そのままポケットや財布から直接名刺を出して渡すことは、相手にあまり良い印象を与えません。予備を使う際は事前に名刺入れに移してから名刺交換をするようにしましょう。

また、折れ曲がった名刺や汚れた名刺を差し出すのも相手に失礼となりますので出さないようにしましょう。

受注側（お金をもらう側）から先に差し出す

名刺交換の原則として、仕事を受注する側（お金をもらう側）から先に名刺を差し出します。その際は役職や年齢など問わず、受注側は発注側より目下になることを覚えておきましょう。

相手が先に名刺を出してきた場合は、差し出す際に「申し遅れました。」と一言添えて対応するようにしましょう。

仕事のできる人は「名刺交換」で違いがでる

ここまで、名刺交換の基本的マナーを見てきました。では、相手に交換を与える名刺交換の方法は何かを考えてみましょう。

普段名刺交換をしていて「この人は好感が持てるな」と思う人はどんな人でしょうか。

「こちらの話などに興味を持ってくれていろいろと質問をしてくれる人」を思い浮かべるのではないでしょうか。相手に良い印象を持ってもらうためには礼儀や作法も大切ですが、コミュニケーション力が最も重要となります。

そうはいっても、初対面や電話だけでしか会話をしていない相手とどのようにコミュニケーションを図ればいいのでしょう。そこで活躍するツールが名刺です。

名刺の中にある情報を使って話を広げたり場を和ませたりすることができます。例えば、名前の漢字の読み方でも「下のお名前は何とお読みすればよいのでしょうか」と問いかけ、その名前に対して「とても素敵な読み方ですね」と返すなどします。また、部署名などでもどのような部署なのかを具体的に聞くこともいいでしょう。

また、電話でしか話したことがない相手であれば「電話でも素敵な声だなと思っておりましたが、直接お聞きするとさらに素敵な声ですね。」と会話をすることで場を和ませることができます。

例えば名刺に資格などが書かれていてもそこには一切触れず、商品などの案内ばかりする営業マンだとうんざりしてしましますよね。

このようにすぐに本題に入るのではなく、話しを膨らませていくことで相手に興味があることを印象付けることで商談もうまくいくことにもなりますし、何より話しやすい雰囲気を出すことで、相手の印象もぐっと良くなります。距離が縮まることで「この人の話なら聞いてみてもいいかな」「この人と一緒に仕事をしたい」と思います。

名刺交換をする際は「相手の名刺の情報から話を広げる」ことを忘れないようにしましょう。

仕事のできる人がやっている「名刺交換の事前準備」

好感を持ってもらえるために事前に行っていることはありますか。何を事前に準備するかによって名刺交換の場にできる対応も変わってきます。

資料の準備などだけでなく「相手がどのような人なのか」「何に困っているのか」「相手の会社のコンセプトは何か」など相手がどう思っているのかという相手目線で物事を考えることが重要です。自分のアピールやどう見られたいかという自分目線で物事を運ぶことはやめておきましょう。

また、相手の会社の前に立った時や社内に入った時などでも情報を得ることができます。「とてもシックで落ち着く社内ですね」など会社の雰囲気などを織り交ぜることで会話を弾ませることができます。

このように常に相手目線で物事を考えていることで初回訪問の前に企業情報や業界のことを調べることでさらに情報を得ることができます。

好感を与えるワンランク上の名刺交換を

名刺交換は社会人として必須のビジネスマナーです。「名刺は持ち主の分身」と言われています。名刺交換の基本マナーを身につけることができたら、名刺交換の際に名刺の情報を元にちょっとした会話や、事前に情報を得ることで本題に入る前の空気を変えてみましょう。

商談の相手に対しての対応やマナーも大切ですが、持ち主の分身である名刺に対してもNGマナーに注意をしながら、丁寧かつ誠実な対応を心掛けることが大切です。

慣れないうちはなかなか相手の情報をうまく見つけることができないこともあるかもしれません。ですが何度も行っていくことで洞察力が身に付き、ちょっとしたものから様々な情報を得ることができるようになっていきます。 ただの名刺交換から相手に好感を与えるワンランク上の名刺交換を身につけてみましょう。