第一印象で相手はどこを気にするのか。気をつけたい言葉選び

仕事する上で気をつけたい言葉選び。第一印象で相手はどこを気にするの？

「仕事する上で言葉選びのポイントは？」「言葉選びで上司に指摘される」「第一印象で相手はどこを気にしている？」などと、仕事する上で言葉選びに悩むことは多いです。話し方は自分の内面を表しており、間違った言葉選びをすると相手に不快を与えてしまいます。

例えば取引先からの印象が悪くなると、自分だけでなく会社全体の評価が下がります。言葉選び一つで相手の印象が変わるため、言葉選びは必要なビジネスマナーです。

今回は仕事をする上で気をつけたい言葉選びと、第一印象で相手が気にするところを紹介します。

仕事する上で言葉選びは「丁寧語」「尊敬語」「謙譲語」を理解し、使い分けることが重要。丁寧語は、語尾が「です」「ます」「でございます」の丁寧な表現のことです。

（例）
言う：言います
見る：見ます
聞く：聞きます
行く：行きます
する：します
読む：読みます

尊敬語は相手の存在や行為に対して、敬意を表した表現です。
主語が相手の時に使います。

（例）
言う：おっしゃる　言われる
見る：ご覧になる
聞く：お聞きになる
行く：いらっしゃる　
する：なさる　される
読む：お読みなる

謙譲語は自分については控えめな態度として相手を立てて、相手に敬意を表す表現です。　　　　自分や自分の家族など身内が主語の時に使います。

（例）
言う：申し上げる　申す
見る：拝見する
聞く：うかがう
する：いたす　させていただく
読む：拝読する

丁寧語は分かりやすいですが、特に尊敬語と謙譲語は間違いやすいです。

自分より目上の人に謙譲語を使ってしまうと、目上の人を自分より下にしてしまいます。ポイントは目上の人が主語であれば尊敬語、自分や自分の身内が主語であれば謙譲語を使うことです。

尊敬語と謙譲語の使い分けは、すぐに身につくものではありません。まずは、仕事でよく使う言葉から覚えて行きましょう。

仕事上では自分のことは男女に関わらず、「私（わたくし）」と使用します。自分のことを「わたくし」と言うだけで、相手にしっかりした印象を与えます。

社外の対応でよく使う言葉は、「お世話になっております」「お手数ですが」「恐れ入りますが」「承知いたしました」「お疲れ様です」「申し訳ございません」です。

ここでは、よく使う例文を紹介します。

・挨拶する時
「いつもお世話になっております。◯◯の田中と申します」

・何か依頼をする時（例えば資料の確認）
「お忙しいところお手数ですが、資料のご確認いただければ幸いです」
「お忙しいところ恐れ入りますが、資料のご確認いただければ幸いです」

・内容を理解した時
「承知いたしました」
「了解しました」は上の立場から理解して、それでいいという意味があるので聞き手には不快に感じます。

・労う時
「お疲れ様です」
「ご苦労様」は立場が上の人が、目下の人に使う言葉です。
目上の人に使ってはいけません。

・謝罪をする時
「申し訳ございません」
「すみません」は謝罪以外にも感謝などにも用いられ曖昧な言葉なので、謝罪には向いていません。

社内の上司や同僚の話を社外でする時に、よく敬称をつけてしまいます。例えば、「山田課長が対応いたします」と言いがちです。正しくは「課長の山田が対応いたします」。

社内の上司だけでなく、自分の会社を「弊社」と言い謙遜した表現にします。逆に相手の会社は口頭では「御社」、文書やメールでは「貴社」を使い敬った表現にしましょう。

相手からの第一印象を良くするためには、正しい言葉選びをするだけではありません。言葉選びだけでなく、表情や態度で相手からの印象が決まります。

なぜなら、コミュニケーションを取る際に相手に影響する割合が、言語7％、聴覚38％、視覚55％だからです。

これはメラビアンの法則といい、「人と人とのコミュニケーションで、話し手のどのような情報が聞き手の印象に影響するか」という内容で実験して数値化したものです。

例えば、相手から「いつもお世話になっております。◯◯の田中と申します」と挨拶をされたとします。しかし無表情な上に小さい声で挨拶されると、「無愛想な人だな」と思いませんか？　言葉だけでなく、表情や話し方が重要です。

表情は笑顔で、相手が聞き取りやすいトーンで少しゆっくり話すことがポイント。その上で、相手を敬う丁寧な言葉で話すと、相手からの印象が一段と上がります。

言葉選びだけでなく、コミュニケーション技術はすぐに身につけるのは難しいです。まずは上司や先輩の言葉選びや話し方を観察してみましょう。

仕事ができる先輩が話す時の言葉選びだけでなく、表情や話すスピード、声の大きさを観察すると学べることがたくさんあります。

先輩の技術を真似して、自分に取り入れるのもおすすめです。

相手に好印象を持ってもらうことで、信頼関係が築けます。相手は「この人に仕事を任せても大丈夫か？」と常に評価しています。言葉選びをマスターしても表情や話し方が良くないと、第一印象が下がり信頼関係はなかなか築けません。

コミュニケーションが上手くいかない時は、上司や先輩に相談してみましょう。
第三者の意見は、自分では分からなかった気づきがあります。色んな人の意見を取り入れて、相手から信頼されるビジネスパーソンを目指しましょう。