「画面共有をうまく使えるようになりたいけど、実際どうしたらいいか分からない…」と悩んでいませんか。
はじめて画面共有する時は、やはり戸惑いますし、うまくできるか不安ですよね。
そこで本記事では、リモートワークで画面共有を日常的に使用している私が、初心者にも分かりやすいように操作方法について解説します。
これから画面共有をはじめてみたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

リモートワークで使う画面共有とは

そもそも画面共有とは、リアルタイムで自分のパソコン上の画像や資料、音声を共有できるツールのことを指します。

やはりメールのやり取りや資料配布だけでは、伝えたい細かいニュアンスや、相互の意思疎通が図りにくいケースがあります。

また、参照資料が複数枚ある場合、それらを確認しながら並行してWeb会議に臨むのは、正直厳しいのではないでしょうか。

そんな時に画面共有ツールを活用すると、見せたい映像を他者へ共有することが可能なため、効率的に会議を進めることができます。

また、その場で受けた発言をもとに、速やかに資料を修正したり追加できるため、より充実した会議を展開できるでしょう。

画面共有ツールは複数存在しますが、今回は特にリモートワークで利用シーンが高い「Zoom」の操作方法についてご紹介します。

画面共有を行う前の準備

画面共有は便利な一方、他者へ自分のパソコン画面が全て共有されうるため、事前準備が欠かせません。

特に、お得意様への商談や上司も参加するWeb会議の場では、ここを怠ると大変なことになります。

では具体的に、どういった準備を事前にしておくとよいのか一緒に見ていきましょう。

１、デスクトップを整える

デスクトップをあらかじめキレイに整えておく必要があります。

自分のデスクトップが共有された際に、雑多にファイルが乱立していたり、趣味のアプリが散在していると、相手にもその状況が反映されます。

それを見た人によっては、不愉快な思いをされたり、今後のお付き合いを見直されてしまうケースもあるかもしれません。

そのため、事前に人に見せても問題のないシンプルなデスクトップにしておくことが重要です。

２、通信状況が問題ないか確認する

インターネット上で会議を行う場合は、通信状況についても先に確認しておきましょう。

通信状況が悪い状況だと、映像が途切れてしまったり、固まってしまうというような想定外のトラブルが起きることがあります。

画面共有はその特質上、データーの通信量が多いため、環境には十分注意しなければなりません。

そのため、スマートフォンや街中のフリーWifiを使用した場合、状況によってはWeb会議への参加自体できないケースもあります。

重要な会議に参加する際は、通信状況が安定していて問題のない環境を作っておきましょう。

３、予測変換機能をオフにする

文字入力の際に効率化のため、多用するワードに予測変換を用いている方も多いのではないでしょうか。

予測変換は、画面共有を用いる前は機能をオフにしておきましょう。

予測変換をオンにしたままだと、登録した単語から意図せず住所を表示してしまったりと、個人情報を自ら漏らしてしまう危険性をはらんでいます。

また予測変換によって、知られたくなかったプライベートな言葉を表示させてしまい、恥ずかしい思いをするケースも少なくないのです。

リスクを避けながら、集中して会議へ参加するためにも、予測変換機能はあらかじめ切っておきましょう。

Zoomの基本操作方法

では早速、頻繁に使用する機能をピックアップしてご紹介します。

パソコン利用を想定した画面操作方法になりますので、ご参考になさってください。

１、音声をオフにする

Zoom使用中に、同居家族から話しかけられてしまったり、電話がかかってきてしまったというケースに使うとよいのがミュート機能になります。

音声をオフにすることで、Zoomには参加したまま、自分側の音声は相手に拾わないよう設定することができます。

操作方法はシンプルで、画面左下に表示されている「ミュート」を押すだけです。

再度自分側の音声をオンにしたい時は、「ミュート解除」を押すと相手側に音声が聞こえるように変わります。

２、映像をオフにする

前述の音声オフのシーンと同様に、事情があって離席したい時や、相手側に自分の画面共有をしたくない時に使用する機能です。

操作方法は、画面左下の「ビデオの停止」を押すだけです。

再度自分側の映像を映したい時は、「ビデオの再開」を押すと相手側にも見えるようになります。

３、参加者を確認する

規定の会議メンバーがそろっているか確認する際に使える機能です。

自分の画像が大きく表示されていて、他メンバー画像が小さく表示されている状態で、右上の「ギャラリービュー」を押してください。

参加者全員が一覧で表示されるようになります。

４、会議から退出する

会議が終わって退出する時は、画面右上の「退出」を押しましょう。 次に、確認画面が表示されますので「ミーティングを退出する」を押していただくと、退出することができます

リモートワークで、自信を持って画面共有していきましょう

本記事では、リモート会議中の画面共有についてご紹介しました。

リモートワークで画面共有を使いこなせると、仕事効率の向上や円滑なコミュニケーションにつながります。

最後に、今回のおさらいをしておきましょう。

画面共有をする前の事前準備では、通信環境やディスクトップを整えたり、予測変換をオフにしておきましょう。

これらを事前に行うことで、個人情報の漏洩防止や、遅延なくWeb会議を進めることができます。

操作方法も非常にシンプルで、マイクやビデオのアイコンをオンオフするだけで、音声や映像を切ったり、再開することができます。

スマートフォンを日常使いされている方であれば、慣れると直感的な操作が可能になってくるでしょう。

ぜひ今後のリモートワークで、画面共有機能をご活用ください。