仕事の疑問を解決！遅刻してしまったときの連絡はどうすればいいの？
社会人として、遅刻をしてしまうことは一大事ですよね。誰しも遅刻をしたくてするわけではありませんが、体調不良や寝坊、交通機関の遅延などで意図せず遅刻してしまうこともあります。
どれだけ真面目な人でも一生懸命にやっているからこそ、疲れがたまって寝坊をしてしまうことだってあります。
朝起きて時計を見たらもうすぐ始業時間なんてことになってしまうと冷や汗が止まりません。とりあえず会社に連絡を入れなければ…と思い電話を手に取り、「怒られるだろうな。」「どういえばいいのかな。」「今日は朝一で会議があった。」など色々なことが思い浮かびますが、どう考えても遅刻には変わりありません。正直に伝えることが一番良い方法です。
では、どのように会社へ連絡をすればよいのでしょうか。ただ連絡をするだけではなく、きちんとした対応をすることで、会社からの評価や信用も大きく変わります。
もし遅刻をしてしまった時にはどのように連絡をして会社に向かえばいいのかを見ていきましょう。
遅刻の連絡も仕事のひとつ。できるだけ早く連絡し、目処を伝える
遅刻の理由もいくつかあります。前述でも述べているように、「寝坊」「体調不良」「交通事故や電車など交通機関の遅延」と様々です。
どのような理由であったとしても事が起きたその時に連絡を入れることを心がけましょう。
また、後ほど詳しく説明をしていきますが、何時ごろには出社できるなどの目処を伝えることも忘れないようにしましょう。
遅刻の連絡をすぐに入れ、就社時間を伝えることで「その時間になるのであればA社に寄ってから来てほしい」などアプローチがあるかもしれませんし、連絡が遅くなるにつれて出社をしにくい状況に追い込まれてしまいます。
仕事をするうえでのマナー。遅刻した時の連絡手段と必ず伝えるべき内容
遅刻だと気づいた時点で基本は電話での連絡をするようにしましょう。
電話での連絡は、詳細な状況を伝えることができることと、相手からの指示をすぐに確認できることです。
また、寝坊して焦っている状況や、事故など緊急時のひっ迫した状況など電話口での状況も伝わるところがメリットとなります。
ただ、電車の中など状況により電話ができない場合もありますのでそのような場合はメールなどを活用していきましょう。
遅刻をしてしまった時の伝えるべき内容についてはまず、どのくらい遅れるのかをきちんと伝えるようにしましょう。
30分の遅刻か1時間の遅刻なのかによって会社内での動きも変わりますのでしっかりと伝えましょう。
次に遅刻の理由を伝えましょう。寝坊などであれば言いづらいかもしれませんが、下手に理由を付けてウソがばれてしまうと信用を失ってしまうことになりますので、正直に謝罪をして理由を伝えましょう。
交通機関の遅延などの場合であれば、現在地を伝えることで会社側も出社時間の目安にもなり、フォロー体制や指示などが出るかもしれません。
遅延証明は忘れずにもらうようにしましょう。
最後に、出社後には必ず謝罪をするようにしましょう。遅刻をしてしまったことで、上司へはすぐに謝罪をすると思いますが、周囲の人たちにも迷惑をかけてしまったということを忘れてはいけません。上司だけでなく、先輩や同僚にも謝罪をするようにしましょう。
状況によりメールでの連絡を取る場合
昨今ではメールやSNSなどのツールを使って連絡のやり取りをする会社も増えてきています。
ただ、メールやSNSであると文章でのやり取りのみになるので感情などが伝わりにくい可能性もあるので注意が必要です。
メールで連絡を取る場合には、遅刻の謝罪・理由・出社時間の目安の３点をわかりやすく記載するようにしましょう。
具体的な例文として記載しておきますので参考にしてみてください。
- 寝坊による遅刻
遅刻連絡／（名前）
おはようございます。
大変申し訳ございませんが、寝坊をしてしまいました。
今から家を出ますので〇〇時には出社します。
以後、このようなことがないよう自己管理には十分気を付けます。申し訳ございません。
- 電車の遅延による遅刻
遅刻連絡／（名前）
おはようございます。
現在通勤途中ですが、〇〇駅付近で起きた列車事故により全線不通となり出社が遅れそうです。××時には運転の再開見込みとのことですので△△時には出社できそうです。
ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
遅刻により、引き継がなければいけない業務がある場合は忘れずに記載するようにしておきましょう。
メールでの連絡の場合に注意しなければいけない書き方として曖昧な表現は避けるようにしましょう。
出社時刻を伝える際は「なるべく早く」や「できる限り」ではなく、「○○時頃」と明確な時間を伝えることが大切です。
また件名については「おはようございます。」などの挨拶ではなく、「遅刻連絡」「遅刻届」など件名を見るだけでメールの内容が把握できるように表現をしましょう。
寝坊による遅刻をしないための対策
誰でもたまに寝坊をしてしまうことはあります。
一度や二度であれば仕方ないで済まされることもあるかもしれませんが、何度も繰り返すと言い訳もできないですし、会社からの信用も失ってしまいますし、減給や懲戒処分などもあり得るかもしれません。
わかっていても遅刻を繰り返してしまう、不安だという方に対策をご紹介します。
- 目覚ましを複数準備する
- 部屋の温度調整をする
- 家族や友達に電話をしてもらう、電話を入れる
- 10分前行動を心がける
これらの準備をすることで、寝坊を防ぐことができるかもしれません。また、ご自身に合った方法を見つけて寝坊を繰り返さないようにしましょう。
最後に遅刻をしてしまった時の連絡についてまとめておきましょう。
- 遅刻の連絡は基本的に電話で行う。
- 遅刻とわかったらすぐに連絡をし、謝罪と理由、出社時間の目安を伝える
- 出社後にきちんと謝罪をする これらの事を抑え、遅刻をしてしまった時は誠実に対応していきましょう。