日々仕事をしている中でどのような方法で仕事をしていますか。

デスクに向かってパソコンでの資料作成、その合間にメールチェックや電話対応などさまざまな仕事に追われていませんか。このようにいろいろなことを同時に行い処理していくことを「マルチタスク」と言います。

たくさんの仕事をこなす人を見ると「かっこいいな」「できる人だな」と輝いて見えますが、実はこのマルチタスクで仕事をしている方は要注意です。

このマルチタスクスタイルは脳を疲れさせる上に作業効率も悪くさせる原因となります。さらにマルチタスクで仕事をこなしていくと精神的な問題へと発展しかねません。

心に余裕を持ってタスク管理をすることで仕事の効率もアップ、さらにストレス軽減にもなりますのでその方法を紹介していきます。

なぜマルチタスクは効率が悪いのか

「この仕事をしながらあの仕事をする」マルチタスクは仕事の効率も良く、できる人に見えますが、マルチタスクは生産性を大幅に落ちるといわれています。

マルチタスクとは複数あるタスクを瞬時に切り替えているだけであり、同時に行っているというわけではありません。一つの仕事を集中して行っている途中にメールチェックをして、電話が鳴ると対応します。

ですが、メールチェックや電話が終わり再度同じように集中しようと元の仕事に戻るのですが、脳はすぐに戻ることができません。電話を切った後に再度続きの仕事をするのに脳は元の仕事がどのようにしていたのかを記憶から引き出す必要があるからです。

このように同時に仕事をこなしているように見えても実際には一つの仕事しかできていません。さらにこの切り替えをする際に脳はエネルギーを消費しています。何度もこの切り替えを行うことが脳のエネルギー消費も多くなり、結果仕事の効率も下がるということです。

マルチタスクはストレスを抱える要因

マルチタスクは生産性の低下だけでなく、ストレスを抱える原因ともなります。前述にもあるようにマルチタスクはタスクを切り替えるたびに脳に疲労感を与えています。

複数の事を行っている状態では一つの事に集中できないまま、次のタスクへ切り替えることを繰り返していることで集中力は失われていきます。

日常生活でも料理をしながら手が空いた時にキッチンの掃除、冷蔵庫の整理など普段からタスクのスイッチをしています。情報が簡単に手に入る分タスクを切り替える作業も増えてきています。

また、何度も切り替えることで脳は時間を一つの流れとして捉えることができなくなります。このように脳にストレスがかかると時間に対しての「焦り」が増加し、常に時間に追われている感覚になってしまいます。

これを繰り返すことにより集中力や学力、記憶力の低下へとつながります。

マルチタスクからストレスの少ないシングルタスクにシフトする

マルチタスクは脳に悪影響を及ぼす危険性があることを述べさせていただきましたが、反対にシングルタスクは１つの作業を集中して行うことで生産性が高まることがこの大きなメリットです。その他にも頭を使い考える仕事を行う際に集中した時間を取れることもメリットとなります。

マルチタスクではあれこれと複雑なタスク管理が求められますが、シングルタスクは優先順位を決め一つ一つ進めていくことができるためタスク管理がシンプルで集中しやすいと言こともメリットです。作業の途中で他の作業のために中断をせずに済むため、脳の切り替えの必要もなくなるので脳へのストレスも軽減されていきます。

シングルタスクは開発や研究をはじめとするもの作りをする仕事に特に発揮されます。ほかにも細分化された作業をこなす仕事や作業担当が決まった仕事、データ入力や品質管理、ライティングなども成果を発揮することができます。

シングルタスクでは業務を一つずつこなしていくため、完了したタスクごとに達成感をもって次のタスクに取り掛かれるため、業務に対するストレスも軽減することができます。

またシングルタスクにも気を付けなければいけないポイントもあります。シングルタスクは一つ一つ作業を終わらせていくため、優先順位を間違えると重要な仕事が後回しになってしまい取り返しがつかなくなってしまうといったリスクがありますので注意が必要です。

集中して仕事の成果を上げる、ストレスを軽減するためにはシングルタスクに変えるといいいでしょう。

シングルタスクで仕事の効率、生産性を上げるためのポイントとは？

シングルタスクをどのように管理すれば効率、生産性を上げることができるのかを見てみましょう。

タスクごとに優先順位を決める

１つ目にタスクに優先順位を付けましょう。今抱えている仕事で、何が重要なのかを把握しましょう。期日が決められている、締め切り間際のものは優先順位が高いため、先に進められるように管理しましょう。また、難しいタスクを先に終わらせることで、時間に余裕を持って仕事をすることができます。

優先順位を間違えてしまうと後々の仕事にも影響が出てきますので、優先順位が高いものが何かをしっかりと把握しておきましょう。

タスクを明確化し、計画を立てる

シングルタスクは一つずつ業務を終わらせていくこととなります。１つの作業が遅れることでその日の業務に支障をきたす可能性もあります。また、タスクを明確化させることも忘れてはいけません。似たようなタスクがあれば一つのグループに分け、同じ時間帯に片付けられるように計画をしておきましょう。

計画が杜撰だと、仕事が終わらず焦りからストレスへとつながります。詰め込みすぎず、１日の仕事を完了できる無理のない実現可能な計画を立てるようにしておきましょう。

時間に余裕を持つ

シングルタスクを行っていたとしても仕事をしているとどうしても急な雑務が入ります。このように急な仕事が舞い込んできたとしても対処できるようにタスクの中に「空白の時間」を取り入れるようにしておきましょう。１日のスケジュールに余裕を持つことで落ち着いて対応することができます。

また、１日５分でもいいので頭の中を整理する時間を確保しておくことで心に余裕が生まれ、ストレスの軽減になります。

シングルタスクを習慣化し、激務によるストレスを解消しよう

シングルタスクは一つの事しかしないと思われ非効率といわれることもありますが、読んでいただいてわかるようにシングルタスクをうまく使いこなすことによって、業務の明確化やそれぞれの優先順位がわかりその結果、作業効率や生産性も上がるということです。

また、脳のタスクの切り替えを頻繁に行わなくて済むことや、タスクごとに完了した達成感によってストレスの軽減、解消へとつながります。

タスクを管理することで心も管理することができ、仕事の効率、生産性の向上とストレスの軽減、解消にシングルタスクを取り入れてみてはいかがでしょうか。